Nel panorama economico di oggi nessuna azienda è in grado di operare senza utilizzare l’informatica. Reti di computer, connessione veloce a internet, strumenti di office automation sono diventati strumenti indispensabili per l’organizzazione dell’azienda a tutti i livelli: management, amministrazione, produzione, vendite.
Solitamente l'assistenza tecnica per il proprio hardware è affidata ad una figura professionale, interna o esterna all’azienda, a volte non abbastanza qualificata o ad una società esterna che interviene su chiamata. Se ci riflettiamo si tratta però di un approccio “difensivo”: si aspetta che il problema si verifichi e poi si cerca di risolverlo.
Gli svantaggi di questo approccio?
- E' impossibile prevedere il costo di gestione dell’hardware;
- si sottraggono risorse e tempo alle attività produttive;
- esiste una reale perdita di tempo per poter risolvere le problematiche.
Si aggiunga poi che spesso si affida la responsabilità della soluzione di questo genere di problemi a chi potrebbe avere scarso interesse a risolverli e meno ancora a prevenirli. Perché? Facciamo un esempio. Non appena sussiste il problema con il nostro computer la prima cosa che andiamo a fare è chiamare un tecnico: o andiamo a reperirlo sugli elenchi (perdita di tempo produttivo) o chiamiamo il nostro tecnico di fiducia che, avendo già una programmazione lavorativa, sarà costretto a rimandarvi di ore o addirittura di giorni.
Esiste un’alternativa a questa modalità? Sì, l“Outsourcing”: parola inglese composta out (fuori) e source (risorsa). In pratica sta ad indicare che le aziende affidano a terzi la gestione di una o più funzioni di affari (in questo caso la gestione dei sistemi informatici), sicuri di reperire del personale qualificato, risparmiando cosi tempo, fatica e soprattutto denaro.
Questo modello di gestione consolida un rapporto di fiducia tra il fornitore di servizi e il cliente, poiché la qualità del servizio fornito è conveniente per entrambi. Infatti molte aziende specializzate nel settore della gestione dei sistemi informativi offrono ai loro clienti contratti di manutenzione hardware programmata basati su un canone fisso annuale, indipendente dal numero e dalla durata degli interventi effettuati. Tutte le attività tecniche vengono svolte con l’obiettivo di prevenire i problemi prima che si verifichino, aumentando l’efficienza e l’affidabilità degli strumenti informatici. Molte attività possono essere svolte da remoto (direttamente dalla sede dell’azienda erogatrice del servizio), senza la presenza fisica di un tecnico presso l'azienda.
Il fatto che il canone sia fisso garantisce che l’azienda fornitrice del servizio di assistenza hardware abbia interesse a rendere il funzionamento dell’hardware più fluido ed efficiente possibile, in modo da ridurre al minimo il numero di interventi per la soluzione di problemi. Inoltre per l’azienda cliente i costi del servizio sono chiari e definiti, in pratica si è in grado di poter pianificare le spese riguardanti la gestione e manutenzione dell’hardware.
Far sì che qualcun altro, più esperto di noi, si dedichi ad un settore che non credevamo neppure tanto produttivo, permette alle nostre attività commerciali di ottenere nuovi introiti.
Il vostro unico pensiero dovrà essere quello di arrivare la mattina in ufficio ed iniziare a lavorare senza perdite di tempo e senza spreco di denaro.