Non si tratta della digitalizzazione di una firma vera e propria, ma di un sistema di crittografia con due chiavi simmetriche di cui una privata e una pubblica. Senza una delle due non si può accedere ai documenti. All'interno delle chiavi è presente un'immagine del documento (chiamata hash) che garantisce la perfetta corrispondenza del documento inviato rispetto a quello ricevuto.
L'Italia è, insieme alla Germania, all'avanguardia per quanto riguarda il riconoscimento delle istituzioni della firma digitale. E' il Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione a regolamentare nel nostro paese il settore, con il DPR 10 novembre 1997, n. 513, nel quale si definiscono gli scenari di riferimento giuridici, tecnologici ed organizzativi per ottenere quanto necessario ad un efficace utilizzo del documento informatico e della firma digitale. Il CNIPA ha anche il compito di dare l'autorizzazione agli enti per diventare certificatori al fine di garantire l'identità dei soggetti che utilizzano la firma digitale e per fornire protezione nei confronti di possibili danni derivanti da un esercizio non adeguato delle attività di certificazione. Per aver l'elenco completo degli enti che hanno ottenuto l'autorizzazione tornate al sito del CNIPA. Queste le principali: Società Interbancaria per l'Automazione, Ssb, Infocamere, Saritel.
Anche le Pubbliche Amministrazioni possono certificare le chiavi, facilitando così tutte le procedure burocratiche per via telematica. Le imprese ed i privati, invece, potranno scambiare documenti elettronici con la stessa validità dei corrispondenti documenti cartacei.
Si può comunque usare la firma digitale per transazioni private, senza richiedere direttamente l'autorizzazione all'AIPA, ma non avrà validità legale. Diverse società forniscono il software necessario per la firma digitale: Verisign, Thawte e Globalsign.
Cosa significa, dunque, la firma digitale in concreto? Vediamo il caso delle Postecom, società controllata al 100% dalla Poste Italiane, ammessa di recente fra i certificatori della firma digitale. L'utente potrà richiedere via Internet il proprio certificato digitale, recarsi presso gli uffici postali e procedere alla propria identificazione e registrazione. Dopodiché riceverà una smart card personale e potrà operare da casa o dall'ufficio senza recarsi alla posta. I benefici? poter inviare e ricevere via computer certificati, attestati, documentazione e poter effettuare quelle operazioni che normalmente ci costringono recarci fisicamente presso gli uffici preposti. Insomma, niente più code e tempo perso!