La dimensione delle piccole e medie imprese spesso impedisce la specializzazione delle strutture amministrative limitandone i compiti alla effettuazione degli adempimenti contabili e fiscali.
D'altra parte l'attenzione per la gestione commerciale dell'azienda spesso coinvolge l'imprenditore assai più di quella amministrativa.
L'aggiornamento che i cambiamenti - continui quanto repentini - della normativa, della prassi e della dottrina impongono è spesso limitato alla veloce lettura di un quotidiano economico ed eventualmente di un periodico tributario.
Infine Il contratto di consulenza con il proprio commercialista non contempla quasi mai momenti di aggiornamento e formazione di cui tanto abbisognerebbe l'imprenditore o il suo direttore amministrativo.
Al responsabile amministrativo non resta quindi che organizzarsi al meglio cercando di ottimizzare il tempo a disposizione per ricavarsi momenti di studio e approfondimento della disciplina di settore, oltre a fasi di pianificazione e verifiche operative.
Ciò anche in considerazione della responsabilità personale dell'imprenditore per l'esatta e tempestiva esecuzione degli adempimenti, specie (ma non solo) tributari, e in considerazione di un sistema sanzionatorio particolarmente vessatorio se solo si considera la complessità delle norme da applicare.
Tuttavia gli obiettivi di una informazione amministrativa corretta e di un efficace e sistematico controllo dei tempi e delle modalità di effettuazione dei lavori è perseguibile utilizzando specifici indispensabili strumenti e osservando alcune regole basilari: